Проблемы и возможности далеко не всегда очевидны - как и собственно причины проблем и источники возможностей. Для того, чтобы некоторая идея стала утвержденным запланированным проектом разработки ПО в некоторых случаях может потребоваться очень серьезная подготовительная работа.
- Разработка бизнес-требований в части исследования проблем и возможностей, лежащих в их основе часто может предполагать самостоятельные проекты, которые предшествуют разработке программного обеспечения. Таким проектом, например, может быть разработка стратегии цифровой трансформации организации:
На крупном промышленном предприятии, столкнувшемся с падением продуктивности и устареванием оборудования, руководство решило провести цифровую трансформацию. В рамках подготовки стратегии цифровой трансформации было выявлено, что основные проблемы заключались в неэффективном управлении ресурсами внутри цепочки технологических процессов из-за длительного времени на обработку заказов. В ответ, была предложена стратегия, включающая внедрение системы управления предприятием (ERP) для автоматизации рабочих процессов и облачные технологии для улучшения управления данными.
После внедрения ERP-системы и перехода на облачные решения, предприятие заметило значительное улучшение в эффективности и скорости обработки заказов. Производительность труда увеличилась, а время на выполнение заказов сократилось на 30%.
- Этот пример показывает, как правильно идентифицированные бизнес-проблемы и возможности определяют появление больших крупнобюджетных проектов разработки специализированного ПО.
Комплексный процесс определения проблем и возможностей может включать множество действий, которые могут быть выполнены как связано и последовательно, так и независимо друг от друга.
1. Определение целей
Формулировка основных задач и целей исследования проблем и возможностей включает определение ключевых аспектов доменной области, которые нуждаются в анализе, и установление четких границ исследования. Если цели и задачи известны заранее - они будут выступать границами для дальнейшей работы по подготовке требований.
Подготовка к исследованию требует также определения критериев успешности исследования и выявления потенциальных рисков и ограничений.
- В самом начале необходимо определить причины - для чего будут тратиться ресурсы на изучение проблем и возможностей? Возможно требуется повысить эффективность текущей работы организации, или выйти на новый рынок (географический или продуктовый), определить потенциальные угрозы, связанные с действиями конкурентов или адаптироваться под новые нормативные (законодательные) требования. К слову, многие из вопросов, определяющих цели исследования бизнес-требований часто приходят из области стратегического планирования.
- Этот этап необходим для установления четкой направленности исследования, обеспечивая его фокусировку на конкретных аспектах, важных для бизнеса. Определение целей помогает гарантировать, что все последующие действия будут способствовать достижению конечных бизнес-задач, а не исследованию безбрежного океана.
Например, крупные производители потребительской электроники ежегодно ставит цель исследовать возможности улучшения определенных аспектов своей продукции при помощи внедрения новых технологий производства. Вложение средств в дальнейшие исследования и изучение проблем может быть нецелесообразным без предварительного определения целей.
Методы, инструменты и приемы, используемые в процессе определения целей исследования:
- Мозговой штурм: Для генерации идей и определения ключевых областей интереса. Например, чтобы получить идеи для следующих вопросов "чем же нам теперь заниматься и какие проблемы организации решать?", "что делать с конкурентом Х, который вывел новый продукт?", "как повысить отказоустойчивость работы системы до 99,999%?" Важно проводить его в разнообразной группе, чтобы получить множество различных ответов. Для стимулирования креативного мышления очень желательно избегать любой критики чужих идей.
- Методология научных исследований: Для того, чтобы формализовать процесс и потенциально ограничить область исследования. Можно опираться на строгие научные принципы для формулирования исследовательских вопросов, гипотез и целей. Это включает в себя четкую формулировку проблематики, определение переменных и предположений. Методология, используемая в научных исследования помогает сформировать обоснованный и четкий перечень тем и вопросов, лежащих в основе формируемых бизнес требований.
2. Сбор и изучение информации
Сбор информации может включать как первичные (например, интервью и опросы с заинтересованными сторонами), так и вторичные источники (анализ отчетов, статистики, метрик и данных работы существующей системы). Важно планировать сбор данных таким образом, чтобы он был комплексным, систематичным и направленным на получение как количественной, так и качественной информации.
- Сбор данных является основой для понимания текущего состояния доменной области и идентификации проблемных областей, что критически важно для разработки адекватных и реалистичных бизнес-требований. Часто подобной деятельностью занимаются аналитики данных, которые осуществляют сбор, обработку и анализ информации, как правило, связанной с функционированием ПО и действиями пользователей, регистрируемыми в системе.
- Собранная информация может выступать как источник гипотез о проблемах и возможностях, так и в качестве подтверждения этих гипотез.
Например, если ожидается резкое увеличение числа пользователей, для функционирующих систем могут ставиться цели повышения надежности для снижения потенциальных потерь и оттока пользователей. Для этого может производиться нагрузочное тестирование системы после которого можно будет собрать данные результатов мониторинга для анализа всех компонентов.
Методы, инструменты и приемы, используемые в процессе сбора информации:
- Экспериментальные исследования: проведение экспериментов для сбора первичных данных и тестирования определенных гипотез.
- Качественный анализ: глубокий анализ текстовой информации, проведение наблюдений для выявления тенденций, паттернов и особенностей тех или иных явлений.
- Обзорные исследования, опросы и анкеты: использование структурированных анкет и опросов для сбора количественных данных от заинтересованных сторон. Например, чтобы узнать, какой процент профильных специалистов, считает то или иное решение неэффективным.
- Интервью и фокус-группы: для сбора качественных данных от ключевых заинтересованных сторон. Например, чтобы узнать почему то или иное решение по мнению профильных специалистов является неэффективным.
- Статистический анализ: применение статистических методов для анализа собранных данных, включая описательную статистику, корреляционный и регрессионный анализ для определения взаимосвязей между различными переменными.
3. Анализ текущего и возможного состояния
Анализ текущего и возможного (будущего) состояния является одним из самых популярных подходов для бизнес-анализа. На этом этапе, как правило, осуществляется глубокий анализ собранных данных для выявления существующих проблем и недостатков в доменной области.
Анализ включает изучение текущих и потенциальных процессов, политик, технологий и других факторов, которые могут влиять на эффективность и эффективность домена. Особое внимание уделяется выявлению узких мест и областей требующих улучшения.
- Фактически в рамках данного анализа осуществляется моделирование текущего и будущего состояния исследуемого объекта. Анализ помогает ответить на вопросы "а что изменится, если.." или "как будет это выглядеть, при условии.."
- Анализ текущего состояния дает возможность выявить узкие места и потенциальные улучшения, обеспечивая разработку бизнес-требований, которые решают реальные проблемы и способствуют оптимизации процессов.
Например, представим ситуацию, в которой разработчик систем для ведения безбумажного документооборота начал сотрудничать с крупным европейским грузоперевозчиком для внедрения своей системы. Проект потенциально очень выгодный - межстрановые грузоперевозки часто требуют составления и ведения документации для специфичных требований разных государств. Однако, у руководства компании грузоперевозчика есть сомнения, что проект окупится.
В связи с этим может быть принято решение определить процессы, где это будет экономически выгодным - смоделировали текущие и будущие процессы работы с применением системы и выявить процессы в которых переход будет наиболее простым и не потребует существенной доработки коробочного решения поставщика и процессы для которых такой переход потребует слишком сложной реализации и его внедрение будет убыточным.
Методы, инструменты и приемы, используемые при анализе текущего и возможного состояния:
- Моделирование бизнес-процессов: используется для визуализации, анализа и оптимизации текущих процессов. Включает методы как BPMN (Бизнес-процессный язык моделирования нотаций), UML (Унифицированный язык моделирования). Это помогает понять, как процессы работают в настоящем и как они могут быть улучшены или адаптированы для будущих целей.
- Симуляция: создание компьютерных моделей для имитации работы реальных систем. Это дает возможность оценить влияние изменений в процессах или технологиях, не применяя их в реальной среде, что снижает риски и затраты.
- Прототипирование: включает разработку ранних версий продукта или системы с целью тестирования и улучшения. Прототипы могут быть как физическими (например, устройства), так и цифровыми (например, интерфейсы программного обеспечения). Это особенно ценно для тестирования пользовательского опыта и функциональности.
- Сценарное планирование: разработка различных сценариев будущего, чтобы понять, как разные условия могут повлиять на доменную область. Сценарное планирование помогает предсказать возможные изменения и подготовиться к ним.
4. Формулирование проблем и возможностей
На основе проведенного анализа формулируются конкретные проблемы и возможности. Здесь важно четко определить, как каждая из выявленных проблем или возможностей может быть преобразована в конкретные цели и задачи. Это помогает в создании основы для будущего формирования бизнес-требований.
- Ясное определение проблем и возможностей служит основой для разработки целенаправленных бизнес-требований, направленных на решение конкретных задач и использование потенциальных преимуществ.
Представим пример. После оценки расходов на использование запатентованного проприетарного решения, в крупном банке было принято решение о создании собственной системы для безопасного интернет-банкинга. Для того, чтобы создать решение специфичное для задач банка было собрана рабочая группа, которая должна была обозначить основные недостатки ранее использовавшейся системы и выявить возможности, связанные с новой системой.
Необходимость создания уникальной системы была определена риском получения судебных исков в случае, если новая система будет нарушать авторские права существующего поставщика - нельзя было просто воссоздать аналогичное решение, отказавшись от сотрудничества существующим поставщиком.
Методы, инструменты и приемы, используемые при формулировании проблем и возможностей:
- Аналитические рамки: для систематизации и иерархизации выявленных проблем и возможностей можно определить границы, чтобы четко определить и сформулировать проблемы и возможности на четко заданную тему.
- Морфологический анализ: для систематического изучения всех возможных решений при помощи подбора сочетаний или различных параметров под каждый аспект решения. Можно сравнить с кубиком Рубика, где каждое уникальное сочетание квадратов это отдельное решение, а сами квадраты это параметры с которыми можно "играть".
5. Документирование и анализ результатов
Важно тщательно документировать все этапы исследования, включая процесс сбора данных, методы анализа, а также полученные выводы и рекомендации. Глубокий анализ документированных результатов помогает гарантировать, что они адекватно отражают поставленные задачи и готовы к использованию в процессе разработки бизнес-требований.
- Тщательное документирование и анализ обеспечивают точность и полноту информации для разработки бизнес-требований, а также служат основой для обратной связи и последующих корректировок.
Например, по итогам изучения статистики о действиях пользователей в крупном интернет-магазине был проведен анализ и сформированы 25 идей для создания новой страниц корзины покупок. Некоторые идеи представляли собой улучшенный дизайн интерфейса блока рекомендаций, другие предполагали изменение способа хранения данных о просмотренных товарах пользователя, третьи касались отказа старой функциональности мгновенных покупок.
Некоторые идеи были тесно связаны, а некоторые противоречили друг другу. Для формирования бизнес-требований было принято решение на основе всех идей и наблюдений сформулировать перечень нового функционала с указанием затрагиваемого функционала. Это позволило определить между ними связи и перейти к процессу рассмотрения и сравнения предложений для последующего отбора наиболее выгодных и интересных для команды бизнеса идей.
Методы, инструменты и приемы, используемые при документировании и анализе результатов исследования проблем и возможностей:
- Содержательный анализ: анализ содержания ранее подготовленных артефактов, отчетов и исследовательских материалов для подготовки документов, которые будут содержать описание проблем и возможностей.
- Отчеты и презентации: для документирования результатов исследования и их представления заинтересованным сторонам можно использовать разные форматы подачи информации.
- Шаблоны и стандарты: можно опираться на корпоративные, отраслевые или внутри командные подходы к единообразному представлению проблем и возможностей для последующей удобной работы с ними.
6. Обратная связь и корректировка
Заключительный этап включает представление результатов исследования заинтересованным сторонам и сбор их обратной связи. Это позволяет провести корректировку исследования с учетом полученных отзывов, а также уточнить или расширить выявленные проблемы и возможности, если это необходимо.
- Получение и интеграция обратной связи важны для уточнения и корректировки будущих бизнес-требований.
Методы, инструменты и приемы полезные при сборе обратной связи и уточнении проблем и возможностей:
- Экспертные оценки и панели: Сбор мнений и отзывов от экспертов в соответствующей области для оценки и корректировки результатов исследования.
- Итеративный подход: Постоянная корректировка исследовательского процесса на основе полученной обратной связи, что позволяет динамически адаптироваться к новой информации и условиям. Например, при помощи регулярных запланированных встреч.
- Методы обратной связи (например, 360-градусный обзор): Для получения отзывов от всех заинтересованных сторон.
Например, в рамках улучшения сервиса доставки еды, команда аналитиков провела исследование, направленное на уменьшение времени доставки и увеличение удовлетворенности клиентов. После сбора начальных данных, был разработан новый алгоритм маршрутизации курьеров. Для проверки эффективности алгоритма и получения обратной связи было организовано пилотное тестирование с участием ограниченного числа курьеров и заказов.
По результатам тестирования были собраны отзывы от курьеров, клиентов и операторов логистики. Некоторые курьеры указали на проблемы с новым маршрутом в часы пик, клиенты отмечали улучшение скорости доставки, но указывали на проблемы с сохранением качества пищи. Операторы логистики предложили несколько идей по оптимизации маршрутов с учетом времени суток и загрузки дорог.
На основе полученной обратной связи команда аналитиков сформулировала ряд предложений по улучшению алгоритма: введение динамической маршрутизации с учетом текущего трафика, улучшение упаковки для сохранения качества еды в долгих поездках и систему мотивации для курьеров за соблюдение оптимальных маршрутов. На основе этих предложений была разработана обновленная версия алгоритма, что привело к значительному улучшению общего времени доставки и удовлетворенности клиентов.
Резюме
На практике, эти шаги не являются обязательными при выявления проблем и возможностей и, в рамках продолжающегося процесса разработки ПО, они часто осуществляются неявно. Однако, реализация комплексных или дорогостоящих инженерных проектов может требовать подготовки и методологической основы даже на этапе формирования бизнес-требований.
Представленные шаги направлены на формирование представления о процессе анализа и формировании результатов для подготовки бизнес-требований.