Японское слово “kanban” означает «видимый сигнал». Работа по обслуживанию или над техническими вопросами часто проходит незаметно. Доска Kanban помогает визуализировать вашу работу, позволяя продемонстрировать ее другим и информировать всех о ходе дел.
Методология Kanban прошла значительный путь от своих истоков в сфере бережливого производства, благодаря небольшой, но целеустремленной группе её приверженцев. Труд Дэвида Андерсона, в котором он обозначил принципы Kanban, способствовал его внедрению в мир разработки ПО и обслуживания, а книга Джима Бенсона и Тониан Де Мариа “Personal Kanban” помогла популяризировать Kanban в различных областях.
Составляющие доски Kanban
Дэвид Андерсон выделяет пять основных элементов доски Kanban: видимые сигналы, столбцы, лимиты незавершенной работы, точка принятия обязательств и точка поставки продукта.
- Видимые сигналы: Первыми на доске Kanban бросаются в глаза карточки (стикеры, листки и т.п.). Kanban-команды записывают все проекты и рабочие задачи на карточки, каждая из которых обычно соответствует одному проекту или задаче. Для Agile-команд каждая карточка представляет одну пользовательскую историю. Видя эти сигналы на доске, члены команды и заинтересованные стороны легко понимают, над чем работает команда.
- Столбцы: Ещё одним отличительным элементом доски Kanban являются столбцы. Они обозначают конкретные действия, которые составляют «рабочий процесс». Карточки перемещаются по рабочему процессу до стадии завершения. Рабочие процессы могут быть простыми, состоящими из столбцов «Предстоит сделать», «В процессе» и «Завершено», или более сложными.
- Ограничения незавершенной работы (WIP): Это максимальное количество карточек, которое может находиться в одном столбце одновременно. Если для столбца установлено ограничение WIP в 3, то в нем не может быть более трёх карточек. Когда количество карточек в столбце достигает максимума, команда должна сосредоточиться на их завершении, чтобы новые карточки могли быть добавлены в этот этап. Ограничения WIP помогают выявлять узкие места в рабочем процессе и достигать максимальной скорости работы.
- Точка принятия обязательств: На доске у Kanban-команд часто присутствует бэклог. Клиенты и члены команды вносят в него идеи по проектам, к которым команда может обратиться, когда будет готова. В точке принятия обязательств команда выбирает конкретную идею и начинает работу над проектом.
- Точка поставки продукта: Это момент, когда рабочий процесс команды завершается. Многие команды считают точкой поставки момент, когда продукт или сервис передаются клиенту. Цель команды — как можно быстрее переместить карточки из точки принятия обязательств в точку поставки продукта. Время, за которое карточка проходит этот путь, называется временем выполнения. Kanban-команды стремятся свести время выполнения к минимуму.
Доска Kanban с этими элементами может значительно повысить эффективность команды. Однако, Джим Бенсон утверждает, что в Kanban есть только два правила: ограничение незавершенной работы и визуализация работы. Он предлагает начинать с этих правил, так как чем больше правил установлено, тем меньше ситуаций, в которых их можно будет применить.
Виды и примеры досок Kanban
Доски Kanban могут использоваться в различных сферах, от производства до управления персоналом и разработки ПО с применением Agile. Выбор между цифровой и физической доской зависит от конкретной области применения. Например, для выполнения строительного проекта стоимостью 58 млн долларов использовалась физическая доска, размещённая в трейлере. В то же время, многие команды разработчиков ПО используют цифровые доски Kanban для управления своими проектами.
Реальные доски
Самый простой пример доски Kanban — это физическая доска, разделенная на вертикальные столбцы. Команды размечают маркерную или меловую доску и наклеивают на неё стикеры, которые передвигаются по рабочему процессу, отражая ход работы.
Одним из преимуществ физической доски является то, что её нельзя “выключить”. Невозможно открыть новую вкладку на огромной маркерной доске на колёсиках, стоящей возле стола. Такую доску легко настроить, показать другим, и часто с её помощью проще всего донести информацию до определённых команд. Однако физические доски не подходят для удалённых команд.
Чтобы объединить все усилия команды на одном общем проекте, можно создать полноценную физическую доску Kanban, которую иногда называют “стеной работы”.
Цифровые доски
Когда методология Kanban стала популярной среди команд разработчиков ПО и технических команд, доски Kanban перешли в цифровой формат. Географически распределённые команды могут обращаться к цифровым доскам Kanban удалённо и в любое время.
Trello — это простое средство для быстрого создания цифровой доски Kanban. Всего за несколько нажатий можно создать доску с цифровыми списками, символизирующими стадии Kanban-процесса. Вся команда может работать с доской и управлять ею.
Например, можно создать списки “Бэклог”, “На очереди”, “В процессе” и “Готово”. Каждое задание представлено в виде карточки, которая перемещается из списка в список по мере выполнения.
Цифровая доска Kanban имеет следующие преимущества: быстрое создание, удобный совместный доступ и возможность отслеживать неограниченное количество обсуждений и комментариев в любое время. Участники команды могут обращаться к доске Kanban из любого места и видеть самый актуальный статус проекта. Рабочий процесс Kanban в Trello можно использовать для ведения личных списков задач, как показано на этом примере доски.
Цифровые доски Kanban могут быть как простыми, так и более сложными с широкими возможностями настройки. Командам, которым нужны дополнительные функции, такие как ограничения WIP и контрольные графики, следует выбирать инструменты с широкими возможностями, например Jira Software. В Jira по умолчанию доступен шаблон проекта Kanban, что позволяет командам быстро приступить к работе. Команда может создать проект, настроить рабочий процесс и доску в зависимости от своих потребностей, установить ограничения WIP, создать дорожки и включить бэклог для удобства приоритизации.
Сравнение досок Kanban и Scrum
Различия между Kanban и Scrum достаточно незначительны. Многие считают, что команды Scrum используют доску Kanban, но с процессами, артефактами и ролями, принятыми в Scrum. Однако в некоторых аспектах эти две методологии значительно отличаются.
- В Scrum спринты имеют дату начала и окончания, тогда как в Kanban работа ведётся непрерывно.
- В команде Scrum чётко определены роли, тогда как в Kanban формальные роли отсутствуют. Обе методологии требуют от команд навыков самоорганизации.
- Доска Kanban используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, в то время как доска Scrum обновляется после каждого спринта.
- Доска Scrum содержит определённое количество заданий, которые нужно выполнить к установленному сроку.
- Доски Kanban предоставляют больше свободы в управлении заданиями и временем их выполнения. В зависимости от потребностей можно менять приоритеты, ответственных за выполнение заданий и содержание самих заданий.
Начало работы с досками Kanban
Работа в Kanban строится на принципе “начните с того, чем занимаетесь сейчас”. Это означает, что для начала использования Kanban не нужно прекращать текущую деятельность. Чтобы методология Kanban была эффективной, необходимо выполнить следующие условия:
- Понимание текущих процессов в их реальном виде и следование существующей системе ролей и обязанностей.
- Готовность к постоянному совершенствованию и развитию через эволюционные изменения.
- Поощрение инициативы на всех уровнях, от рядовых сотрудников до руководства.
Это командный процесс, поэтому первым шагом для вашей команды должно стать совместное обсуждение. Разделите работу на отдельные этапы (столбцы), которые составляют рабочий процесс. Затем решите, как и когда добавлять новые задания (карточки) на доску. Будет ли это служба поддержки, через которую клиенты смогут предлагать идеи, или команда будет проводить совещания для создания и размещения новых карточек?
Также необходимо определить размер карточек и объем работы, который они охватывают. Выберите метод оценки продолжительности или сложности работы для всех карточек. Если какое-то задание слишком большое или сложное, разбейте его на несколько карточек.
После определения точек принятия обязательств и поставки продукта можно начинать работу. Со временем процесс будет совершенствоваться на основе обратной связи от команды. Kanban требует инициативности от всех участников. Эта философия называется “кайдзен”. Уважение к людям и постоянное совершенствование являются основополагающими ценностями в Kanban. Следуя этим принципам, вы быстро освоите эту методологию.
Резюме
Доска Kanban — это инструмент управления Agile-проектами, который помогает наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и достичь максимальной эффективности. Она может помочь командам Agile и DevOps упорядочить повседневную работу. С помощью карточек и столбцов на доске Kanban команды по техническим вопросам и сервисные команды могут определить объем работы, который следует выполнить, и выполнить его, придерживаясь принципов непрерывного совершенствования.